Email tip met ster.

Je herkent dit vast wel. Je bent een dag niet ‘on line’ geweest, je opent je mailbox en daar komen ze aan… de tientallen mails in je inbox. Alleen al de namen van sommige afzenders geven je een boel stress en daardoor raak je meteen al het overzicht kwijt in de rij van te beantwoorden mails. Want welke email heeft nu prioriteit? Daarvoor moet je alle mails eerst gaan lezen. Voor je het weet ben je net fris opgestart en al aardig gestresst bezig.

Wat doe je dan? Open je de berichten 1 voor 1? Dat kost veel tijd, te veel tijd! Ook jij wil in 2010 toch geen last meer hebben van tijdgebrek? Uit onderzoek is gebleken dat te kort aan tijd, als stressfactor nr. 1 wordt genoemd.
Wat blijkt: veel mails gaan alleen over het bevestigen van bijvoorbeeld een afspraak of over een meegestuurde bijlage. Zou het niet mooi zijn als je met het lezen van deze mails tijd kunt besparen en je je kostbare tijd kunt besteden aan de mails die prioriteit hebben?

In de USA heeft een bedrijf er iets op bedacht *. Gebruik het sterretje (*)!
Ofwel het sterretje op je toetsenbord, de Asterisk. Deze simpele methode komt hier op neer: Je spreekt met elkaar af dat ieder bericht dat je verstuurt en wat je in enkele woorden kunt samenvatten, begint met een * sterretje, zodat de ontvanger weet dat het hele bericht in de onderwerpregel staat.

Bijvoorbeeld:

* afspraak met Cleandesk.nu morgenochtend 10.00 uur oké.

Door het sterretje weet de ontvanger dat de hele boodschap in de onderwerpregel staat en kan hem wegklikken. Staat er: * bijgaand het concept artikel, dan kun je dat meteen in een map zetten of er een vlaggetje voor zetten ‘ter behandeling later’.
Je zult merken, het op deze wijze versturen van korte berichten went snel én het lost natuurlijk niet meteen de grote hoeveelheden aan mails op. Maar….. als steeds meer mensen deze methode gaan toepassen, gaat het zeker meer tijd en minder stress opleveren!

Bij Cleandesk.nu werkt deze methode erg goed. We zijn benieuwd naar jullie ervaringen!

* bron: sensework.nu