Cleandesk.NU herfst-tip: haal de bezem door je computer!

Ben je ook steeds aan het bladeren en op zoek naar bestanden? Met de volgende tips wordt het nog makkelijker om je documenten te archiveren en terug te vinden.

1. Bewaar geen documenten die centraal of bij de maker gearchiveerd zijn;
2. Geef de folders in de computer dezelfde namen als de mappen in de kast (als je die hebt of zou hebben), of zoals je deze vroeger in een ordner zou rubriceren en opbergen;
3. Maak niet te veel folders en schoon ze regelmatig op;
4. Geef het document een duidelijke (zoek-)naam. Start met de datum;
5. Werk je aan veel verschillende projecten? Maak dan per project een hoofdfolder en enkele subfolders in een zelfde structuur;
6. Sla dingen die je nog eens nodig denkt te hebben (en niet even snel centraal terugvindt), in een folder ‘Naslag’. Gegevens zoals inlogcodes kun je in een apart document zetten;
7. Bedenk hoe toegankelijk je archiefstructuur is voor anderen. Als het nodig is, kunnen ze dan gegevens van een bepaald project makkelijk bij jou terugvinden?